“硬件”环境的改善仅是提高工作效率的一个方面，而更为重要的往往是“软件”条件――办公人员的综合素质，尤其是心理素质。这个观点正在被越来越多的“白领”们所接受。
当人们走进办公区时的情绪是积极的、稳定的，就会很快进入工作角色，不仅工作效率高，而且质量好；反之，情绪低落，则工作效率低，质量差。如果在办公区内，工作人员善于协调与控制自己的情绪，就会生机盎然，充满活力，卓有成效。
在日常工作中，人际关系是否融洽非常重要。互相之间以微笑的表情体现友好热情，温暖，以健康的思维方式考虑问题，就会和谐相处。工作人员在言谈举止，衣着打扮，表情动作等表情中，均可体现出健康的心理素质。
在办公室里接打电话，也能体现出工作人员的心理素质与水平。微笑着平心静气地接打电话，会令对方感到温暖亲切，尤其是使用敬语、谦语收到的效果往往是意想不到的。不要认为对方看不到自己的表情，其实，从打电话的语调中已经传递出了是否友好、礼貌、尊重他人等信息了。
办公室的桌椅及其他办公设施，均需要保持干净、整洁、井井有条。正如鲁迅先生所说，“几案精严见性情”那样，心理状态欠佳，必然在几案或其他方面体现出来。
总之，办公室内的软件建设是需要在心理卫生方面下一番力气的，因为“精神污染”从某种意义上比大气、水质、噪声等污染更为严重，它会涣散人们工作的积极性，乃至影响工作效率、工作质量。
为此，建议在办公室内不断提高心理卫生水平，不妨从以下几个方面努力探讨一番：
一、学会选择适当的心理调适方式，使工作人员不被“精神污染”。
二、领导主动关心员工，了解员工的情绪周期变化规律，根据工作情况，采取放“情绪假”的办法。
三、工作之余，组织一些文娱体育活动，不仅丰富了生活，而且运用了积极方式宣泄不良情绪。
四、建立心理宣泄室。
五、有条件的单位可建立员工心理档案，并定期组织“心检”，不要等到问题严重了，才寻求解决的办法。
六、经常组织一些“健心活动”，使工作人员能够经常保持积极向上、稳定的情绪，掌握协调与控制消极情绪的技巧与方式。
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